Chính sách áp dụng đối với thông tin được Nụ Cười Trái Tim xử lý thông qua:

• Website và biểu mẫu liên hệ.
• Hệ thống đăng ký, đặt lịch và thanh toán.
• Email và các phương thức liên lạc chính thức.
• Biểu mẫu tiếp nhận, đồng thuận và hồ sơ chuyên môn.
• Các buổi tham vấn, trị liệu, giám sát và đào tạo trực tuyến.

Việc xử lý thông tin được thực hiện theo các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, quyền riêng tư và những nghĩa vụ nghề nghiệp áp dụng tại từng trường hợp.

Tùy theo dịch vụ và mục đích liên hệ, chúng tôi có thể cần những thông tin như:

Chúng tôi hướng đến việc chỉ thu thập thông tin cần thiết, phù hợp với mục đích đã thông báo.

Thông tin được sử dụng nhằm:

• Tiếp nhận và phản hồi yêu cầu.
• Đánh giá nhu cầu và sự phù hợp của dịch vụ.
• Xác nhận, quản lý và hỗ trợ lịch hẹn.
• Thực hiện tham vấn, trị liệu, giám sát hoặc đào tạo.
• Ghi chép, lưu giữ và quản lý hồ sơ chuyên môn.
• Quản lý thanh toán, hoàn phí và chứng từ liên quan.
• Liên hệ khi có vấn đề ảnh hưởng đến buổi hẹn hoặc an toàn.
• Đáp ứng nghĩa vụ pháp lý, nghề nghiệp hoặc yêu cầu quản lý có căn cứ.

Thông tin sức khỏe và nội dung trị liệu không được tự động sử dụng cho mục đích quảng cáo, đăng tải công khai hoặc chia sẻ câu chuyện cá nhân.

Việc sử dụng cho mục đích khác, chẳng hạn nghiên cứu, giảng dạy hoặc công bố tài liệu, cần được xem xét riêng với các biện pháp bảo mật và đồng thuận phù hợp.

Các biểu mẫu liên hệ thông thường chỉ nên được sử dụng để gửi thông tin cơ bản như tên, phương thức liên hệ, dịch vụ quan tâm và yêu cầu ngắn gọn.

Vui lòng không gửi hồ sơ y khoa, thông tin sang chấn chi tiết, chẩn đoán, giấy tờ nhận dạng hoặc dữ liệu nhạy cảm của người khác qua biểu mẫu thông thường.

Khi cần thu thập thông tin chuyên môn chi tiết, Nụ Cười Trái Tim sẽ hướng dẫn phương thức phù hợp hơn.

Email và các dịch vụ Internet có những rủi ro về an toàn thông tin. Vì vậy, không nên xem email thông thường là phương thức hoàn toàn không có nguy cơ bị truy cập trái phép.

Bảo mật thông tin (Confidentiality) là một nguyên tắc quan trọng trong tham vấn và trị liệu tâm lý.

Thông tin được chia sẻ trong quá trình làm việc không được tự ý tiết lộ cho người thân, cơ quan, tổ chức hoặc bên thứ ba chỉ vì họ là người giới thiệu, đặt lịch hoặc hỗ trợ thanh toán.

Tuy nhiên, bảo mật có những giới hạn (Limits of Confidentiality). Việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin có thể được thực hiện khi:

• Có sự đồng thuận hợp lệ của người liên quan.
• Pháp luật yêu cầu hoặc cho phép việc tiết lộ.
• Có căn cứ phù hợp để xử lý nguy cơ nghiêm trọng đối với tính mạng, sức khỏe hoặc sự an toàn.
• Có nghĩa vụ báo cáo hoặc cung cấp thông tin theo quy định áp dụng.
• Việc chia sẻ cần thiết và được phép để thực hiện hoạt động giám sát chuyên môn, chăm sóc phối hợp hoặc chuyển gửi có trách nhiệm.

Khi thông tin cần được chia sẻ, chúng tôi chú trọng giới hạn nội dung ở mức cần thiết, phù hợp với mục đích, căn cứ pháp lý và trách nhiệm nghề nghiệp.

Trong quá trình giám sát lâm sàng, các trường hợp có thể được trao đổi để hỗ trợ phản tư, đánh giá nguy cơ, phát triển năng lực và duy trì chất lượng thực hành.

Thông tin nhận dạng thân chủ cần được loại bỏ hoặc hạn chế tối đa trước khi trao đổi, trừ khi có căn cứ và sự đồng thuận phù hợp cho việc chia sẻ.

Người được giám sát có trách nhiệm tuân thủ các quy định bảo mật của nơi làm việc, tổ chức nghề nghiệp và pháp luật áp dụng.

Việc loại bỏ tên thân chủ không tự động bảo đảm dữ liệu đã hoàn toàn không thể nhận dạng; các chi tiết gián tiếp cũng cần được xem xét.

Nụ Cười Trái Tim hướng đến việc thực hiện các biện pháp bảo vệ phù hợp đối với hồ sơ điện tử, hệ thống quản lý dịch vụ và thông tin liên lạc.

Các biện pháp có thể bao gồm:

• Giới hạn quyền truy cập theo vai trò và trách nhiệm.
• Sử dụng tài khoản và phương thức xác thực phù hợp.
• Bảo vệ thiết bị, hệ thống và hồ sơ điện tử.
• Hạn chế gửi thông tin nhạy cảm qua kênh không phù hợp.
• Rà soát và xử lý sự cố an toàn dữ liệu khi phát hiện.

Không có hệ thống công nghệ nào có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, Nụ Cười Trái Tim sẽ đánh giá, xử lý và thực hiện việc thông báo theo nghĩa vụ pháp luật áp dụng.

Hồ sơ được lưu giữ trong thời gian cần thiết để đáp ứng mục đích chuyên môn và các nghĩa vụ pháp lý, nghề nghiệp có liên quan.

Thời hạn lưu giữ có thể khác nhau tùy theo loại hồ sơ, độ tuổi của người sử dụng dịch vụ, quốc gia áp dụng và yêu cầu của tổ chức nghề nghiệp.

Khi hết thời hạn lưu giữ và không còn căn cứ hợp pháp để tiếp tục giữ thông tin, dữ liệu sẽ được xử lý hoặc tiêu hủy theo quy trình phù hợp.

Việc kết thúc dịch vụ không có nghĩa là toàn bộ hồ sơ được xóa ngay lập tức.

Do Nụ Cười Trái Tim cung cấp dịch vụ trực tuyến, một số hoạt động có thể liên quan đến các nhà cung cấp hệ thống đặt lịch, họp trực tuyến, lưu trữ dữ liệu, email hoặc thanh toán.

Các bên cung cấp công nghệ chỉ được tiếp cận hoặc xử lý thông tin trong phạm vi cần thiết và theo những điều kiện được áp dụng.

Việc truyền, truy cập hoặc lưu trữ dữ liệu giữa các quốc gia cần được xem xét theo quy định về bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư có liên quan.

Khi pháp luật yêu cầu, Nụ Cười Trái Tim sẽ cung cấp thông tin cần thiết và thực hiện những bước đồng thuận hoặc biện pháp bảo vệ trước khi xử lý dữ liệu xuyên biên giới.

Nội dung buổi tham vấn, trị liệu hoặc giám sát không được tự ý ghi âm, ghi hình, chụp màn hình hay tạo bản ghi tự động.

Nếu có nhu cầu sử dụng công cụ ghi chép, ghi âm, ghi hình hoặc trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI), mục đích, dữ liệu được xử lý, rủi ro liên quan và điều kiện sử dụng cần được trao đổi trước.

Việc sử dụng chỉ được thực hiện khi có cơ sở pháp lý và sự đồng thuận phù hợp.

Không bên nào được tự ý công bố thông tin nhận dạng hoặc nội dung buổi làm việc.

Tùy theo pháp luật áp dụng, bạn có thể có quyền:

• Yêu cầu biết thông tin cá nhân nào đang được lưu giữ.
• Đề nghị truy cập hoặc nhận bản sao thông tin phù hợp.
• Yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác.
• Rút lại sự đồng thuận đối với những hoạt động dựa trên sự đồng thuận, trong phạm vi cho phép.
• Yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu khi có căn cứ.
• Đặt câu hỏi hoặc khiếu nại về việc sử dụng thông tin.

Một số yêu cầu có thể bị giới hạn bởi nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ, quyền của người khác, bảo mật nghề nghiệp hoặc quy định pháp luật.

Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính trước khi xử lý yêu cầu để tránh tiết lộ thông tin cho người không có thẩm quyền.

Việc thu thập và chia sẻ thông tin của trẻ em, thanh thiếu niên được xem xét theo độ tuổi, mức độ trưởng thành, khả năng đồng thuận, quyền của cha mẹ hoặc người giám hộ và pháp luật áp dụng.

Quyền tiếp cận thông tin của cha mẹ hoặc người giám hộ không tự động đồng nghĩa với quyền được biết toàn bộ nội dung trao đổi riêng tư trong trị liệu.

Những giới hạn và trách nhiệm bảo mật cần được trao đổi rõ từ đầu với các bên có liên quan.

Nếu có thắc mắc hoặc lo ngại về cách thông tin được thu thập, sử dụng, lưu giữ hoặc chia sẻ, bạn có thể gửi phản hồi tới Nụ Cười Trái Tim.

Chúng tôi sẽ xem xét yêu cầu và phản hồi phù hợp với tính chất vấn đề và các nghĩa vụ áp dụng.

Bạn cũng có thể liên hệ cơ quan bảo vệ dữ liệu, cơ quan quản lý hoặc cơ chế khiếu nại có thẩm quyền khi phù hợp.

Chính sách này có thể được cập nhật khi quy trình, nền tảng công nghệ, dịch vụ hoặc yêu cầu pháp luật thay đổi.

Phiên bản mới và ngày hiệu lực sẽ được công bố trên website. Những thay đổi quan trọng sẽ được thông báo hoặc lấy đồng thuận bổ sung khi cần thiết.